Vivre ensemble, vivre mieux

Vivre ensemble

Les personnes, dans leur diversité, sont la richesse première de l’université. Parce que les membres de la communauté universitaire contribuent à un nombre important de missions – enseigner, découvrir, organiser et gérer, soigner, assurer des responsabilités au sein de l’institution, être utile à la société – la charge de travail des unes et des autres est souvent importante et ne va pas toujours de pair avec une reconnaissance suffisante du travail accompli. Les tâches sont multiples, elles prennent place dans un environnement complexe et se réalisent dans une temporalité toujours plus contrainte par l’immédiateté et l’hyperconnectivité.
Dans ce contexte, trouver du temps pour penser le long terme et pas uniquement gérer les urgences, ou retrouver un équilibre entre les temps de vie, est un défi à relever sans cesse. C’est un problème général dans notre société, qui n’est pas propre à notre institution, mais qui est plus marqué dans l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles (FWB) du fait du manque de moyens. Nous devons cependant y apporter des réponses. Les conditions sont aujourd’hui réunies pour poursuivre ou mettre en place des processus et des actions concrètes permettant aux personnes de s’épanouir dans leurs missions, dans leurs projets et dans leurs interactions.

Un bilan, des projets

Une nouvelle loi de financement pour les universités Bilan Proposition

Bilan Proposition Au terme d’une négociation délicate et grâce à un investissement déterminant de notre université, les recteurs de la FWB se sont entendus en 2015 sur une nouvelle loi de financement et ils ont obtenu un important refinancement. C’était un des enjeux majeurs de cette législature qui a nécessité de longues négociations. En complément à ce budget, l’UCLouvain a affecté des moyens supplémentaires pour du personnel de renfort ainsi qu’un soutien d’un demi-million d’euros par an pour aider à l’encadrement des mémoires là où les besoins sont les plus forts, essentiellement au sein du secteur des sciences humaines.

Les recteurs réclament un refinancement des universités pour 2019-2024

   

Légende : Dans la période 2014-2019, l’enseignement supérieur a été refinancé à hauteur de 42 millions d’euros. Fin 2018, les recteurs des six universités de la FWB ont présenté des revendications communes en vue des élections législatives. Ils réclament un refinancement de 150 millions pour les universités sur la période 2019-2024.

Une utilisation prioritaire des moyens pour le personnel Bilan Proposition

Bilan Proposition Ces cinq dernières années, le conseil rectoral a proposé de consacrer l’essentiel des nouveaux moyens financiers obtenus à des dépenses de personnel. Par conséquent, jamais autant de moyens financiers nouveaux n’ont été dédiés, sur les trente dernières années, au renforcement des équipes, dans les secteurs, les facultés et les services généraux de l’université. Le refinancement nous a permis, en particulier, de créer de nouveaux postes académiques, scientifiques et administratifs et techniques, d’augmenter de plus de 30 % le budget dédié aux promotions du personnel PAT, d’augmenter le soutien aux congés sabbatiques et leur nombre, et d’ajuster le salaire des mandataires permanent·es du FNRS.

Refinancement récurrent affecté prioritairement (à 89%) pour le personnel

Légende : En 2017, la négociation de la loi de financement a permis de dégager des montants nouveaux récurrents à hauteur de 3 515 000 €. Ces moyens ont été affectés prioritairement, à 89 %, à des besoins de personnel. Ils ont permis de créer 39 nouveaux postes dans les secteurs et 7 dans les services généraux. Ils ont également permis une valorisation des mandataires permanent·es du FNRS et une augmentation de 30 % du financement des promotions PAT.

Une administration des ressources humaines remodelée Bilan

Bilan Confiée jusqu’ici à deux services distincts, la gestion des ressources humaines est désormais assurée par une seule entité : l’Administration des ressources humaines (ARH). En son sein, six services concourent à soutenir le recrutement, la gestion de la carrière, la formation et, en concertation avec le comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT), le bien-être au travail. Cette réorganisation doit, à terme, donner plus de lisibilité aux services assurés pour le personnel et améliorer encore la qualité des services aux personnes et aux entités. Un suivi régulier de ce nouveau fonctionnement sera poursuivi.

Un service « Formation, accompagnement et bien-être » Bilan Proposition

Bilan Proposition Au sein de la nouvelle Administration des ressources humaines a été créée une équipe « Formation, accompagnement et bien-être » qui répond à la volonté de l’institution de développer de nouvelles initiatives visant à soutenir les personnes qui rencontrent des difficultés, à favoriser la mobilité positive, à permettre le développement des compétences des personnes durant tout leur parcours professionnel et à améliorer la qualité de vie au travail de tous les membres du personnel. Par exemple, les responsables seront formé·es aux moyens de détection et de prévention du burnout.

Une politique du genre porteuse de mesures concrètes Bilan Proposition

Bilan Proposition Dans le cadre du plan stratégique Louvain 2020, l’UCLouvain a adopté une ambitieuse politique du genre pour une plus grande égalité entre les femmes et les hommes. Au-delà de l’évolution positive que montrent clairement les indicateurs de suivi, notre politique a permis des réalisations déterminantes, comme la création d’un master en études de genre et la définition d’un dispositif de prévention et de lutte contre le harcèlement, la violence et les discriminations destiné aux étudiant·es, comme il en existe pour les membres du personnel. Des progrès significatifs ont également été réalisés en matière de recrutement académique ; ainsi, en 2018, le recrutement pour les postes académiques présente un équilibre femmes/hommes. Enfin, grâce à l’encouragement à l’utilisation d’une écriture inclusive, la communication de l’université reflète davantage la réalité de ses publics. Ces réalisations constituent autant d’avancées significatives sur le chemin de l’égalité.

Une attention permanente à l’équité dans les processus de décision Bilan Proposition

Bilan Proposition Le bien-être dépend étroitement des processus de gestion et de décision. Durant ces dernières années, nous avons stabilisé les structures et clarifié la ligne hiérarchique, exercice qui restait à achever depuis la mise en œuvre du plan de développement en 2010. Nous avons travaillé, depuis 2014, à ce que les processus qui touchent au personnel (recrutement, promotion, attribution de cours, etc.) se déroulent dans le respect strict des règles et des statuts de l’université. Nous avons souhaité ainsi respecter une double exigence de rigueur et d’équité dans le traitement des personnes. Pour les académiques, l’usage du PAIC a été promu et est systématiquement utilisé pour les personnes qui sont engagées. Il s’agit d’un outil efficace de régulation des tâches et des missions, en concertation étroite avec les responsables.

Des groupes « métiers » et des partages de pratiques Bilan Proposition

Bilan Proposition La mise en place du cadastre des métiers a nécessité un important travail qui peut maintenant être mis à profit. Nous allons poursuivre le développement des groupes « métiers » : ces groupes créent de nouveaux lieux d’échange sur les pratiques et les expériences de travail sous la forme de communautés de pratiques, ainsi que de nouvelles offres de formation sur mesure. Cette démarche, qui contribue à décloisonner les entités, sera poursuivie et mise en œuvre avec de nouveaux groupes de métiers. Le cadastre sera également utilisé pour le recrutement.

Consacrer les moyens supplémentaires au personnel Proposition

Proposition Le conseil des recteurs a documenté, dans un mémorandum adressé aux partis politiques, la nécessité d’un nouveau refinancement des universités. Cette revendication a été assez largement entendue. Si des moyens supplémentaires sont obtenus, je souhaite les affecter à nouveau en priorité au renforcement de toutes les catégories du personnel, pour alléger la charge des personnes en place et pour soutenir en particulier les lieux qui sont les plus en difficulté à cause de surcharges imposées par de nouvelles contraintes ou par d’importants effectifs étudiants.

Soutenir un meilleur équilibre des temps de vie Bilan Proposition

Bilan Proposition L’équilibre entre vie professionnelle et vie privée est fondamental. L’université doit permettre à ses membres de concilier vie professionnelle et vie privée, avec ou sans charge de famille. Pour cela, je souhaite prendre une série de mesures, avec la participation des responsables d’entités (facultés, instituts, administrations). L’usage du télétravail se développe à l’UCLouvain depuis 2014 ; nous soutiendrons son développement. Nous encouragerons la souplesse des horaires ainsi qu’une gestion efficace de la prise de décision en réunion.

Promouvoir une utilisation appropriée du mail Proposition

Proposition L’utilisation du mail a évolué ces dernières années. D’une part, le public étudiant lit de moins en moins ses mails. D’autre part, beaucoup d’entre nous passent de nombreuses heures par jour à traiter les trop nombreux mails en attente. Le mail est-il encore aujourd’hui une forme efficace de communication et respectueuse du bien-être ? Une concertation est en cours au sein du comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) au sujet de la déconnexion du travail et de l’utilisation des moyens de communication digitaux. On y rappelle qu’en dehors des heures de travail, les personnes ne sont pas tenues de se connecter à leur PC ou à leur smartphone professionnel pour lire ou répondre à des mails professionnels. Il est en outre conseillé d’utiliser les techniques d’envoi différé afin d’éviter les sollicitations hors heures de travail. Si de telles mesures permettent de réduire un sentiment d’urgence ou de pression, elles ne réduisent pas le nombre de mails à traiter. Une réflexion plus profonde doit être menée sur nos modes de communication afin de significativement réduire la gestion de nos mails, de trouver les meilleurs canaux de communication dans le cadre des activités d’enseignement, et de retrouver une efficience dans nos modes de communication.

Assurer des outils efficaces au service des missions Proposition

Proposition Les processus administratifs ainsi que les outils qui les soutiennent, notamment les outils informatiques, doivent être au service des missions de l’université. Les processus doivent rester aussi simples que possible. En effet, l’informatisation d’un processus trop complexe ne réduit pas sa complexité et conduit souvent à des outils peu efficaces. Il est donc souvent utile de repenser les processus avant de les informatiser. Il est aussi important de s’assurer que l’informatisation ne conduit pas à un simple déplacement de la charge de travail. D’autre part, les outils informatiques doivent rester une aide plutôt qu’une contrainte. Ainsi par exemple le projet OSIS (Open Student Information System) offre aujourd’hui un encodage des notes par les titulaires, fonctionnalité longtemps réclamée par les académiques, qui les aide et réduit le travail des secrétariats facultaires par ailleurs fortement chargés. Nous devons aussi nous diriger vers une université utilisant moins de papier (« paperless ») : notre participation au mouvement « Erasmus without papers » pour numériser et simplifier la gestion de la mobilité étudiante en est un exemple.

Adapter le processus de promotion du personnel administratif et technique Proposition

Proposition Le processus actuel de promotion du personnel administratif et technique (PAT) est générateur de nombreuses frustrations. Outre la nécessité d’augmenter les moyens alloués aux promotions, au-delà de l’augmentation de plus de 30 % des dernières années, le processus de promotion devra être revu en concertation avec les personnes concernées afin d’assurer une plus grande transparence, tant par l’objectivation des critères que par une meilleure information et communication.

Mieux reconnaître le travail accompli Proposition

Proposition Les temps d’évaluation des personnes doivent être mis à profit pour en faire des moments d’explicitation de la reconnaissance et de la valorisation du travail réalisé, et d’analyse des évolutions de carrière et des perspectives pour le développement futur. Une formule inspirée du projet académique individuel concerté pourrait être proposée pour les autres catégories de personnel.

Renforcer l’expertise managériale Proposition

Proposition La gestion des équipes requiert une expertise professionnelle, basée sur l’expérience et sur la formation, mais avec laquelle toutes les personnes appelées à exercer une responsabilité ne sont pas nécessairement familières. Pour que chaque personne puisse développer ses talents et travailler dans un environnement harmonieux et équitable, je souhaite renforcer la formation des responsables et développer, ou mieux faire connaître, les leviers d’action leur permettant de développer leurs compétences de management. À toute personne amenée à coordonner ou à diriger des équipes, il sera proposé des outils de formation, lors de l’entrée en fonction dans un nouveau mandat ou en cours de charge.

Promouvoir les espaces et les moments partagés Proposition

Proposition La convivialité est importante dans le contexte du travail comme dans celui des moments de pause. L’UCLouvain propose aux membres de son personnel de nombreuses activités de détente et de ressourcement. Je souhaite les faire connaître davantage et encourager le personnel à en profiter. En font partie les activités culturelles, dans et hors de l’UCLouvain : la carte du personnel donne en effet de nombreux avantages sur les activités de l’UCLouvain Culture mais aussi de partenaires extérieurs, à Mons, à Bruxelles, à Namur et à Louvain-la-Neuve. Par ailleurs, l’Association sportive du personnel propose de multiples activités accessibles à ses membres à des conditions préférentielles. La Louvain House, enfin, constitue un espace privilégié pour la convivialité, mais aussi un lieu de dialogue et d’échange, ouvert à toutes les personnes travaillant à l’UCLouvain, sur des thèmes scientifiques et d’actualité. Une ambiance conviviale est le gage d’un contexte de travail valorisant qui profite à toutes et tous.

Rendre notre université plus inclusive Bilan Proposition

Bilan Proposition Les réalisations effectives en matière de genre doivent être prolongées et inscrites dans une politique globale de l’égalité. Tant que subsisteront des inégalités et des discriminations, l’université se doit de continuer à agir pour défendre ses valeurs de respect des personnes, d’égalité de traitement et de reconnaissance de la diversité. L’UCLouvain doit être un lieu de travail et d’étude inclusif, basé sur la reconnaissance et la valorisation de toutes les diversités : de genre, de langue, de culture, d’origine, de religion, d’âge, etc. Toutes ces diversités constituent la richesse de notre communauté universitaire. Je souhaite poursuivre et élargir la politique, appliquée au genre, qui a été mise en œuvre depuis 2014.

Accompagner l’allongement des carrières Proposition

Proposition Le report de l’âge de la retraite à 66 ans en 2025 puis à 67 ans en 2030 va amener des implications qui sont encore difficiles à évaluer précisément. Une veille doit être menée sur ce sujet, de manière à informer le personnel sur les implications des changements législatifs, et à en évaluer l’impact sur les ressources de l’université. Pour les carrières du personnel administratif et technique, il convient par exemple de considérer des aménagements de fin de carrière sous forme de modalités nouvelles d’organisation du temps de travail. Pour les carrières académiques, il est nécessaire de planifier les recrutements de manière étalée et de programmer dans le temps le processus relatif aux promotions ordinaires.