Gérer l’université

Gérer notre bien commun

Gérer l'université

Notre université est revenue dans une période plus apaisée, qui doit nous permettre de réfléchir sereinement à des manières de fluidifier nos processus de décision et de simplifier davantage notre gestion interne dans la collégialité. Je propose un programme ambitieux et réaliste pour nous mener au 600e anniversaire de notre université. Ce programme précise le cadre à partir duquel le prochain conseil rectoral construira un projet pour les années 2019 à 2024. Il intégrera des mesures concrètes sur la simplification administrative et le bien-être des personnes, qui prendront en compte des propositions venues du terrain. Je propose aussi une méthodologie destinée à faire évoluer les structures de l’université, au départ d’une démarche consultative fondée sur un large consensus des entités concernées.

Un bilan, des projets

L’UCLouvain acteur majeur en Belgique Bilan

Bilan Notre université a renforcé sa place parmi les autres universités en Belgique, en Europe (où elle a signé un partenariat fort avec six universités européennes de premier plan), et plus généralement sur la scène internationale. L’UCLouvain est aussi reconnue comme un acteur majeur de recherche, pour avoir décroché un nombre croissant de financements auprès de multiples instances. La vitalité de notre université est une fierté qui peut être partagée par tous les membres de la communauté universitaire grâce à qui nous assurons notre rayonnement et notre
attractivité de manière toujours plus marquée.

Une université rassemblée autour du projet Louvain 2020 Bilan

Bilan Au cours des dix dernières années, notre université a connu d’importants changements de structure interne et des modifications répétées imposées par décret. Tout cela a eu un impact sur notre positionnement en FWB et sur l’organisation des programmes d’études, amenant un surcroît de travail à de nombreux endroits. Ces différentes évolutions internes et externes ont progressivement été intégrées par l’institution et, même s’il faudra veiller à alléger des règles encore trop contraignantes, nous pouvons désormais travailler dans un environnement stabilisé. Le conseil rectoral a pu conduire l’université autour d’un projet Louvain 2020 partagé avec les membres de la communauté, piloté par des membres du conseil rectoral en charge des dossiers spécifiques, et recevant l’appui des trois secteurs et des différents sites.

Lancement du Plan stratégique Louvain 2020

Légende: En juin 2015, le conseil académique approuve le Plan stratégique Louvain 2020. Actualisant des choix clairs et concertés, ce plan permettra la mise en œuvre de nombreux projets et mesures.

Une affectation des bonus annuels Bilan Proposition

Bilan Proposition Des moyens très importants ont fait l’objet de décisions d’affectation ces dernières années par la conseil académique. Depuis 2014, ces montants cumulés s’élèvent à 43 189 000 €, un montant jamais atteint depuis de nombreuses décennies. Le conseil académique a choisi comment affecter ces montants, en laissant une très large marge de manoeuvre aux secteurs. Par ailleurs, nous avons pris en 2017 la décision historique d’affecter l’année n+1 les éventuels bonus dégagés, au-delà d’une marge de sécurité, dans les bilans annuels de l’année n. Un premier exercice a eu lieu en 2018 et a a permis d’affecter 5 millions d’euros, dont la moitié pour les secteurs. Ce premier exercice s’est conclu en janvier 2019 par une sélection des priorités. Le prochain exercice dépendra du bilan de 2018.

Des avancées en matière de subsidiarité Bilan Proposition

Bilan Proposition Un groupe de travail, composé notamment de responsables des trois secteurs, a apporté de nombreuses solutions à une série de problèmes internes. De nombreux processus ont été clarifiés et simplifiés chaque fois que c’était possible. Des clarifications ont été apportées, par exemple, en matière d’affectation de certaines catégories de personnes, de gestion du cadre au sein des secteurs, de gestion des examens d’admission dans les facultés concernées ou de ligne hiérarchique. Par ailleurs, le conseil rectoral a identifié des marges de manœuvre budgétaires pour répondre à diverses demandes récurrentes de la part des secteurs. Ces derniers ont reçu des ressources qu’ils ont eux-mêmes affectées pour mettre en œuvre le plan Louvain 2020. Une partie des budgets attribués aux secteurs a servi au recrutement temporaire de personnel pour anticiper ou faciliter des transitions. Pour pallier la surcharge dans l’encadrement des mémoires et des TFE, les secteurs ont reçu d’importants moyens à distribuer aux facultés. Pour systématiser les interactions entre local et central, la gestion des processus de recrutement dans Success factor a été améliorée. De manière générale, dans de nombreux processus ou dossiers, une marge de manœuvre a été laissée aux facultés pour respecter au mieux leurs pratiques.

La diversité d’une université multisite Bilan Proposition

Bilan Proposition Un nouveau schéma de gouvernance et d’organisation des sites de l’UCLouvain en Hainaut a été approuvé en 2016 après une large consultation des acteurs locaux. De la même manière, c’est en associant de nombreux groupes de travail et les différents corps de l’université qu’a été approuvé à 90 % le schéma directeur de fusion avec l’Université Saint-Louis. Ces pratiques de concertation sont le signe que nous voulons développer notre université dans le respect des particularités et de l’environnement de chaque site, en y valorisant les expertises spécifiques et en y développant les missions portées par les facultés et par les instituts de recherche.

Une Fondation Louvain repensée Bilan Proposition

Bilan Proposition La Fondation Louvain a été créée en 1999 afin de renforcer les sources de financement de l’UCLouvain. En 2017, la Fondation Louvain a recueilli 13 173 270 €. Il s’agit d’un montant important qui provient de legs (51%), de donateurs et de donatrices privé·es (32%) et de partenariats d’entreprises (17%). Il permet le financement de projets de recherche (55%), d’enseignement (39%) ou d’initiatives institutionnelles (6%) comme le programme Acces2University pour les étudiant·es réfugié·es ou le “Louvain Student Angel” qui soutient des projets étudiants. La Fondation Louvain offre également la possibilité de nouer des partenariats d’enseignement ou de recherche avec des entreprises. Outre le fait qu’ils contribuent à la notoriété de l’UCLouvain auprès des employeurs, ces projets permettent tantôt d’anticiper le recrutement d’académiques, tantôt de mettre en place de nouveaux programmes de cours ou encore d’encourager des recherches à un stade précoce. Les procédures d’introduction de projets auprès de la Fondation Louvain ont été clarifiées et les modes de sélection ont été rendus plus transparents. Les président·es d’institut et le doyen·nes concerné·es sont à présent systématiquement consulté·es pour les projets relatifs à leur faculté ou à leur institut.

Légende: La campagne annuelle 2018 de la Fondation Louvain est placée sous le signe des initiatives étudiantes. Les projets déjà soutenus par le « Student Angel Fund » incluent une participation d’étudiant·es en dentisterie à un camp humanitaire au Népal, le financement d’un prototype de composteur d’intérieur par des étudiant·es de 3e bac ingénieur et la participation d’une délégation étudiante à une simulation du parlement européen.

Simplifier les processus avec un objectif qualité Proposition

Proposition Plusieurs actions concrètes ont été menées pour simplifier les procédures administratives et, par là même, améliorer le bien-être des personnes. Malgré des avancées significatives, il reste des progrès à réaliser. Je souhaite réellement professionnaliser la simplification des processus, avec l’appui de ressources informatiques dédiées. Les nouvelles mesures seront coordonnées par un groupe associant les directions administratives de secteur et des membres des services centraux et locaux. Un membre du conseil rectoral sera en charge de la qualité et responsable de ce dossier prioritaire pour soutenir une agilité accrue.

Raccourcir les chaînes de décision pour renforcer la subsidiarité Proposition

Proposition L’université est un organisme complexe, subdivisé entre de nombreux services, secteurs, sites, facultés et instituts. Cette situation peut entraîner des lignes de décision quelquefois trop nombreuses et sans réelle plus-value. Il s’agit donc d’évaluer le meilleur endroit où peuvent être prises certaines décisions, par délégation des responsabilités à des entités qui auront le pouvoir décisionnel sans devoir toujours passer par plusieurs canaux de décision. Ces processus doivent être évalués, dans une nécessaire confiance organisationnelle, et pour le maintien d’une cohérence des décisions. Là où l’expertise est la plus développée et la plus pertinente, elle doit être préservée. Une approche par processus sera privilégiée : pour les priorités qui auront été fixées collégialement, la ligne de traitement et de décision sera suivie, les interactions entre le local, le central et le multisite seront examinées, et des propositions d’action en découleront de manière concrète, pragmatique et précise.

Décloisonner les services et améliorer la circulation de l’information Proposition

Proposition La connaissance mutuelle entre les services doit être augmentée, dans une meilleure écoute des besoins de chaque partie. Pour favoriser ce décloisonnement, tout membre du personnel administratif et technique sera encouragé, dans ses premières années ou quand il l’estime le plus opportun, et en accord avec sa hiérarchie, à effectuer, sur une base volontaire, un séjour dans un tout autre service ou sur un autre site, pour que les services généraux et locaux se connaissent mieux et renforcent leur partenariat. Pour découvrir de nouvelles approches des métiers et échanger sur les pratiques, la mobilité du personnel administratif et technique à l’international sera aussi favorisée, dans le cadre des accords Erasmus et apparentés. Ces mesures ont été proposées par le comité de pilotage du cadastre des métiers : elles seront transposées dans des pratiques effectives. Cela doit permettre de soutenir une culture de projet, de favoriser la transversalité et les échanges d’information, et de renforcer la concertation entre toutes les entités.

Promouvoir la diversité et la richesse des sites Proposition

Proposition Les trois secteurs de notre université sont implantés sur plusieurs sites, ce qui représente une chance unique de décliner une identité dans un environnement propre à chaque endroit, et de disposer ainsi de lieux d’expérimentation et d’innovation très variés. Le même esprit UCLouvain est présent à travers l’université, alors que les sites fonctionnent dans des environnements spécifiques. Il faut donc rester attentif à valoriser cette diversité et à favoriser les échanges d’expérience en permettant aux acteurs et aux actrices de terrain de mûrir ensemble des transformations positives. Cela ne sera pleinement réalisable qu’en proposant aussi des solutions de mobilité soutenables et en développant des outils favorisant les réunions virtuelles pour celles et ceux qui circulent d’un site à l’autre.

Rendre notre fonctionnement plus participatif Proposition

Proposition La gestion de l’université peut être améliorée grâce à une contribution participative des individus dans une forme d’auto-organisation au sein des organes existants. Des modalités de concertation et d’élaboration d’idées seront proposées, en s’appuyant sur des catégories de métiers bien identifiées, comme le personnel des cellules logistiques et comptables, par exemple. Par ces changements, nous cherchons à donner à chacun·e la capacité de prendre des décisions en fonction de ses talents et à rendre les personnes plus autonomes.

Améliorer et simplifier le portail Proposition

Proposition Malgré les difficultés du début et même s’il ne satisfait pas encore tous les membres de notre communauté, le portail est désormais opérationnel. Les efforts réalisés afin de corriger les défauts seront poursuivis. En particulier, les membres de l’UCLouvain doivent parfois naviguer entre l’extranet et l’intranet, sans savoir où trouver l’information. Cette séparation induit également un travail supplémentaire pour les services, les facultés ou les instituts qui doivent gérer deux sites internet. Pour faciliter le décloisonnement et améliorer l’information, le portail devra être mieux adapté aux utilisateurs et aux utilisatrices, et aux gestionnaires, en réunifiant le site destiné au public extérieur et l’intranet. En outre, je m’assurerai qu’une évaluation complète du site soit réalisée afin de permettre une évolution vers une nouvelle version avec des moyens dédiés.

Alléger les contraintes externes trop lourdes Proposition

Proposition Nous avons la maîtrise de notre fonctionnement interne, que nous devons améliorer de manière volontaire, mais nous devons aussi agir fermement pour influer sur les cadres décrétaux fixés par le pouvoir politique. Le mémorandum du conseil des recteurs demande explicitement une évaluation du décret paysage en vue de diminuer la diversité des parcours étudiants. En effet, l’individualisation des parcours met à mal l’organisation des programmes et rend leur gestion beaucoup trop lourde. Il en va de même pour certaines nouvelles mesures, non décrétales, comme celles relatives à l’accès et à la mise à disposition des copies d’examen. La mise en place de nouveaux gouvernements est un des moments opportuns pour instaurer une meilleure prise en compte des besoins des universités dans les décisions politiques.

Soutenir la démarche destinée à optimiser l’organisation du secteur des sciences humaines Proposition

Proposition Le secteur des sciences humaines regroupe plus de la moitié de la population étudiante de l’UCLouvain et il est en relation étroite avec l’Université Saint-Louis - Bruxelles. À l’initiative du bureau de secteur, une réflexion générale est en cours au sein du secteur SSH sur la manière d’optimiser son fonctionnement et sur les améliorations possibles à apporter. En réunissant toutes ses composantes autour d’une vision à long-terme et en soulignant sa contribution spécifique à l’UCLouvain, le secteur des sciences humaines s’est engagé dans une démarche positive et constructive, au service de la communauté universitaire. Cette démarche pourrait déboucher sur des propositions concrètes. Des secteurs dynamiques et entreprenants sont une source de progrès sur laquelle l’UCLouvain doit s’appuyer. Des adaptations pour créer plus de liens et de synergies entre les entités du secteur SH pourraient également renforcer la dynamique en place.

La KU Leuven, notre université sœur Bilan Proposition

Bilan Proposition Un demi-siècle après la scission, les synergies entre l’UCLouvain et la KU Leuven sont plus fortes que jamais. De nombreuses collaborations en recherche et en enseignement ont été mises en place. En 2018, une visite conjointe a été organisée en Amérique du nord. Les universités se retrouvent régulièrement dans le cadre la Leuven Louvain university alliance afin d'intensifier les synergies et de développer des stratégies communes. En 2019 s’ouvre un nouveau programme de financement de thèses en cotutelle entre les deux universités sœurs.

Légende : Les recteurs de l’UCLouvain et de la KU Leuven à la rentrée académique 2017 de l’UCLouvain